Konferencia, kereskedelmi bemutató szervezése

Konferencia, kereskedelmi bemutató szervezése

Konferenciát, kereskedelmi bemutatót szervezni nem megy csettintésre, ezekhez kellő szervezési tapasztalat szükséges, nem beszélve a személyes találkozásról és az ott történő egyeztetésekről.

Konferencia és kereskedelmi bemutató szervezés

Ügyfeleink számára kiemelkedően fontos, hogy megbízhassanak bennünk és minden esetben, minden rendezvényen a maximumot nyújtsuk. Éppen ezért fordulnak hozzánk, hogy ha olyan rendezvények megszervezéséről van szó, ami kiemelt tapasztalatot kíván. A konferenciák és kereskedelmi bemutatók megszervezése pont egy ilyen kényes terület, mivel fontosabb, hogy ügyfeleink a szervezési feladatok elvégzése helyett az üzleti kapcsolatok építésére koncentrálhassanak és az energiájukat a szorosabb kapcsolattartásra tudják összpontosítani.

Amit egy ilyen fontos rendezvény kapcsán nyújthatunk: a rendezvény megszervezése, az ideális helyszín megkeresése, a hozzá kapcsolódó vendéglátás, catering biztosítása. Ide tartoznak az étkezések, mint az üzleti reggeli, ebéd és vacsora, díszétkezés, a kávészünetek. Ezen felül a rendezvény protokolláris lebonyolítása, tréningek, sajtótájékoztatók, workshopok előkészítése és felügyelése az utolsó pillanatig.

Biztosítjuk továbbá a rendezvény sikeréhez elengedhetetlen szolgáltatásokat, mint amilyen a hostessek alkalmazása, ruhatár, hangosítás, dekoráció, a nyomdai feladatok ellátása, irányítótáblák, zenék kiválasztása. A terem dekorációja, berendezése is a mi felelősségünk, valamint megtervezzük és ellátjuk a regisztrációs feladatokat, beszerezzük a szükséges engedélyeket.

Hogyan néz ez ki a gyakorlatban?

Első körben letisztázzuk az ügyfelünkkel, hogy mik azok az elvárások, amiket teljesítenünk kell. Ezután kijelöljük, hogy ki mely témáért, és a rendezvény melyik részéért felel. Megbeszéljük a tökéletes helyszín ismérveit, majd annak megfelelően kiválasztjuk azt. Ezután megtervezzük az egész rendezvény hangulatát, a főbb irányvonalakat, valamint a nyomdai anyagokat előkészítjük, majd elkészíttetjük.

A konferenciával kapcsolatos engedélyeket meg kell igényelni, az ezért felelős szervek felé be kell mutatni a szükséges dokumentumokat. Ide tartoznak a tűzrendészeti, építészeti és egyéb engedélyek. Ezekre szükség van, hiszen, ha bármi olyan esemény történik, ami a résztvevők kimenekítését teszi szükségessé, fontos, hogy mindenre fel legyünk készülve. A regisztrációs feladatokat is meg kell tervezni, annak zökkenőmentes lebonyolításáért felelős személyeket is ki kell jelölni. A konferenciaterem testreszabása, szükség esetén szőnyegek, növények kihelyezése szintén fontos. Személyzetet, hostesseket kell szervezni, valamint gondoskodni kell a tapasztalt biztonsági szolgálat szerződtetéséről.

Végül, de nem utolsó sorban az egyik leglényegesebb momentuma egy konferenciának, mint minden más rendezvénynek, a catering, az étkezések biztosítása. Ez alatt természetesen a minőségi gasztronómiai élményt kell érteni, hiszen ez hozzá tartozik a rendezvények jó minőségű megszervezéséhez. Attól függően, hogy mi illik az aktuális rendezvényhez, felkutatjuk a megfelelő gasztronómiai különlegességeket.

Végül egészen a rendezvény zárásáig gondoskodunk a konferencia zavartalanságáról és gördülékenységéről, hogy ügyfeleink számára biztosíthassuk a hatékony munkavégzést.
Amennyiben felkeltettük érdeklődését, keressen minket bizalommal, állunk rendelkezésére!

2019-03-18T11:21:32+00:00 március 18th, 2019|