A színvonalas konferencia megrendezése

A színvonalas konferencia megrendezése

Legyen szó akár üzleti, akár tudományos konferenciáról, ezek hatékony és profi megszervezése megannyi részletre és feladatra terjed ki. Az egyik legkomplexebb esemény valamennyi rendezvénytípus közül, ezért különösen fontos lehet a szervezési folyamat lépéseire kitérni, lényegét összefoglalni.

H5r0Fm4oclmynoSfBn37j06kSRJDJz94aDj-ORRQ5oQ

Egy konferencia témájától és jellegétől függetlenül is rendszerint egy rendkívül színes és sokrétű esemény, amely éppen ennek az összetettségének köszönheti azt is, hogy megszervezése és lebonyolítása sok energiát és ráfordítást igényel. Mint minden érdemes rendezvény, a konferencia is az alapoknál és a megtervezésnél kezdődik: mindenekelőtt szükséges tudni a pontos időpontját, ezután következhet a helyszín (város vagy régió, majd pedig a konkrét hely) kiválasztása. A legfontosabb előkészületi mozzanat mégsem ennek lefoglalása és a résztvevők összegyűjtése: még mielőtt bármiféle gyakorlati feladatba vágna bele a szervezői stáb, elengedhetetlen egy előzetes költségvetés, elkészítése – akkor is, ha szűk körű, lokális konferenciáról van szó.


Valószínűleg a hely bérlésének és a technikai feltételek biztosításának költségeivel már ekkor is tisztában vagyunk, amit nem lehet megjósolni, az a résztvevők esetleges száma (mind az előadók, mind a hallgatóság tekintetében) és az ellátásukat fedező összeg nagysága. Érdemes tehát minél pontosabban megbecsülni és körülhatárolni, hogy mekkora léptékű konferencia megrendezése a cél. A pénzügyi tervezés lényeges fázis, hiszen ez alapján lehet később támogatásra, esetleges szponzorációra pályázni.


Ha kitűztük az időpontot, következhet a rendezvény helyszíne: tudományos konferenciák esetében értelemszerűen könnyebb ez a feladat, hiszen rendszerint lehetőség nyílik rá, hogy egy adott (oktatási) intézmény falain belül kerülhessen sor az eseményre. Ezután az előadók kiválasztása és értesítése a cél; ez történhet meghívásos formában, illetve lehetséges jelentkezést is hirdetni – ez értelemszerűen több munkával jár, hiszen szükség van a benyújtott tervezetek elbírálására is (ha többen jelentkeznek, mint a rendezvény kapacitása).


A technikai eszközök bérlését (hangosítás és világosítás, vetítés, egyéb informatikai eszközök) megoldhatjuk erre specializálódott cégek segítségével, az étkeztetéshez hasonlóan. A kifejezetten az efféle rendezvények lebonyolítására szakosodott helyszíneken természetesen minden feltétel adott.


A meghívókról és hirdetményekről se feledkezzünk meg annak függvényében, zártkörű vagy nyilvános konferenciáról van-e szó. Ha megfelelően készítettük elő, valamint gondos figyelemmel kerültek kiválasztásra az előadók, a siker garantált!

2015-09-23T09:23:14+00:00