Vannak helyzetek, amikor nem árt, ha elegendő tapasztalattal rendelkezünk különböző rendezvények szervezése terén, hiszen nem elég egyet telefonálni ahhoz, hogy megszülethessen a tökéletes konferencia és kereskedelmi bemutató. Ezek mindenképp személyes találkozást és számtalan egyeztetést követelnek.
Konferencia és kereskedelmi bemutató szervezése
Ha mindezekre nem áll készen az adott vállalat munkatársa, általában megkeresnek egy rendezvényszervezéssel foglalkozó céget, akikkel a részleteket leegyeztetve keresik meg az optimális megoldást a konferencia és kereskedelmi bemutató szervezésére. Ez azért is jó megoldás, mivel egy ilyen cégnek már nagyon sok tapasztalata van a hasonló rendezvényekkel, így kézben tudja tartani az eseményeket az elejétől a végéig. Így a résztevőknek már csak üzleti kapcsolatok építésére kell koncentrálniuk és az energiájukat a szorosabb kapcsolattartásra tudják összpontosítani.
Ezekbe a feladatokba beletartozik a tökéletes helyszín kiválasztása, a catering rendelése és mindaz, amit a háttérből kell kézben tartani, hogy minden gördülékenyen menjen. Ide tartozik például az üzleti reggeli, ebéd, vacsora, a díszvacsorák, valamint a mindenhol jelen lévő kávé szünetek, ahol a konferencia résztvevői akár kötetlenebbül is kapcsolatot teremthetnek egymással. Ha mindez nem lenne elég, akkor a dekoráció kérdésköre is elintézett, valamint az előzetes és helyszíni regisztráció, ezen felül pedig az engedélyek beszerzése is.
Az elvárások tisztázása után kiválasztásra kerül a tökéletes helyszín, hiszen azt az ügyféllel együtt kell megtenni, hogy még időben tudjon változtatni, amennyiben szükséges. Az irányvonalat, a hangulatot is megtervezik, majd pedig nyomdai anyagok is elkészülnek.
A konferenciával kapcsolatos engedélyeket meg kell igényelni, az ezért felelős szervek felé be kell mutatni a szükséges dokumentumokat. Ide tartoznak a tűzrendészeti, építészeti és egyéb engedélyek is. Ez azért nélkülözhetetlen, mivel, ha valami vis major folytán tűz ütne ki a rendezvényen, akkor mindenki tisztában kell, hogy legyen a menekülési lehetőségekkel. A regisztráció és a dekoráció lebonyolításáért felelős személyeknek mindent időben el kell intézniük, legyen szó szőnyeg vagy növények kihelyezéséről, valamint a hostesseknek és a biztonsági szolgálat jelenlétének biztosításáról is.
Az egyik legtöbb figyelmet és utánajárást igénylő feladat ellátása, a minőségi catering biztosítása, ami alapvető kitétel egy jó színvonalú rendezvény szervezése esetén. Ez azért is fontos, mert a fő irányvonaltól is függ, hogy milyen ételkülönlegességek felkutatása a cél, mik illenek a konferenciához és kereskedelmi bemutatóhoz. Ha pedig ez nem emésztené fel az összes energiát, akkor kézben is kell tartani a rendezvényt annak teljes időtartama alatt, hogy a megbízóknak csak a hatékony munkavégzéssel kelljen törődniük.
